Caso studio Casa dell’Upupa: quando un progetto smette di spiegare e inizia a farsi scegliere

Quando un progetto possiede valore, ma non ha ancora una traiettoria definita, può capitare che ogni richiesta di contatto costringa a ripartire sempre da capo. 

È così invece di accogliere nuove prenotazionI, ti ritrovi continuamente a spiegare chi sei, cosa fai e soprattutto perché quello che offri è un’esperienza che vale davvero la pena provare.

Il punto non è che ti mancano le parole giuste, ma che manca qualcosa che parli prima di te.

È da qui che, un anno fa, è iniziato il lavoro con Casa dell’Upupa.

Questo caso studio era stato pubblicato dopo i primi mesi del percorso, quando era già emerso un primo cambiamento molto concreto: le persone iniziavano ad arrivare più preparate, a comprendere meglio il valore della casa museo e ad avanzare richieste più orientate alla prenotazione.

Ma quella era solo la prima parte della storia.

Nei mesi successivi il lavoro è proseguito e Casa dell’Upupa ha attraversato una trasformazione più ampia: nella comunicazione, nel rapporto con il territorio, nel modo di scegliere progetti e collaborazioni e nel modo in cui Diletta Tosi, la sua direttrice, ha iniziato a esercitare una regia sempre più consapevole su un progetto diventato progressivamente più complesso.

A conclusione di questi dodici mesi di lavoro, è giunto il momento di raccontare che cosa succede quando un’organizzazione smette davvero di dover spiegare continuamente il proprio valore e inizia a essere riconosciuta, scelta e coinvolta in nuove opportunità.

Caso studio Casa dell’Upupa: da un’identità preziosa a una direzione strategica

Casa dell’Upupa è una casa museo nell’entroterra romagnolo, nata attorno all’eredità artistica e umana di Ilario Fioravanti.

Più che uno spazio destinato alla semplice esposizione di un patrimonio, è un luogo pensato per mantenerlo vivo attraverso l’esperienza delle persone che lo esplorano.

Arte, memoria e territorio convivono qui in una forma particolare di accoglienza, capace di trasformare la visita in un’occasione di scoperta, relazione e benessere.

Durante il nostro primo colloquio, Diletta mi ha parlato a lungo del proprio legame con Ilario Fioravanti, artista e, prima ancora, suo nonno.

Mi ha detto con grande chiarezza che non voleva limitarsi a raccontarlo, ma tramandare ciò che lei stessa aveva ricevuto da lui.

Dal suo racconto emergevano con forza la natura profondamente familiare della casa museo, il modo caldo e familiare di accogliere il pubblico e la convinzione che ciascun ospite sarebbe dovuto uscire dalla Casa in qualche modo diverso da com’era prima di entrarvi.

Questa idea ha rappresentato il primo punto fermo del nostro lavoro insieme.

Alcuni messaggi lasciati dai visitatori fino a quel momento del resto, sembravano già confermarla.

C’era chi descriveva Casa dell’Upupa come un angolo di vita vissuta, chi raccontava la sensazione di essere come nella testa di qualcuno, chi parlava di meraviglia e di un luogo che resta.

Caso studio Casa dell’Upupa: quando il valore percepito diventa posizionamento

Il valore della Casa esisteva già. Era insito nell’eredità di Fioravanti, nel rapporto fra le opere e gli spazi, nella cura con cui Diletta accompagnava le persone e nella qualità dell’esperienza che desiderava costruire attorno a quel patrimonio.

Il problema era renderlo altrettanto chiaro e riconoscibile all’esterno.

Quando Diletta mi ha contattata, una delle difficoltà principali riguardava proprio la definizione dell’identità e del posizionamento di Casa dell’Upupa: le persone non sempre comprendevano immediatamente che tipo di luogo fosse, quali servizi proponesse e cosa la distinguesse da una casa museo intesa in senso tradizionale.

Questa difficoltà si rifletteva anche nella modalità con cui la casa museo veniva gestita internamente.

Le idee e le iniziative erano molte e servivano criteri chiari per stabilire quali portare avanti, a cosa dare priorità e con quali risorse.

Allo stesso tempo, bisognava attribuire un valore economico più definito alle diverse visite proposte e rendere la Casa meno dipendente dalla presenza diretta di Diletta.

Occorreva rendere questo valore più leggibile. Serviva cioè, costruire una struttura capace di metterlo a fuoco, tradurlo in un posizionamento riconoscibile e trasformarlo in una direzione strategica utile per comunicare, guidare le scelte e accompagnarne la crescita.

A questa esigenza si affiancava un’ambizione altrettanto chiara: fare di Casa dell’Upupa un punto di riferimento culturale per il territorio, quello che Diletta aveva definito: un faro per la Romagna dell’entroterra.

È da qui che è iniziato il percorso Atlante Strategico, pensato per trasformare intuizioni, visione e patrimonio identitario in una struttura capace di orientare posizionamento, comunicazione e scelte.

Il nodo reale: non fare di più, ma dare una direzione alle scelte

Casa dell’Upupa non aveva bisogno semplicemente di produrre più contenuti, aumentare la promozione o rendere più accattivante la propria presenza sui social.

Il punto era fare in modo che identità, valore e visione diventassero una base concreta per prendere decisioni più coerenti.

Le priorità erano essenzialmente tre.

• Mettere a fuoco un posizionamento distintivo. Chiarire cosa differenzia Casa dell’Upupa, quale esperienza propone e quale ruolo vuole assumere nel territorio.
• Rendere l’esperienza riconoscibile e sostenibile. Capire a chi si rivolge la Casa e tradurne il valore in una proposta più leggibile, autorevole e professionale: nella comunicazione, nella reputazione e anche nella dimensione economica.
• Dare criteri alla crescita. Definire principi capaci di orientare iniziative, collaborazioni, partnership, priorità e impiego di tempo ed energie, così da valutare ogni nuova opportunità rispetto alla direzione scelta, invece di rimettere sempre tutto in discussione.

È da qui che siamo partite.

Cosa abbiamo fatto: trasformare la strategia in uno strumento di lavoro

Con Atlante Strategico, il mio percorso di mentoring 1:1, abbiamo trasformato la diagnosi iniziale in un lavoro strutturato, pensato per dare a Casa dell’Upupa una direzione chiara e utilizzabile nel tempo.

L’affiancamento si è sviluppato in quattro momenti.

• RADICI – identità e posizionamento reale. Abbiamo messo a fuoco ciò che Casa dell’Upupa rappresentava davvero: il valore dell’esperienza, gli elementi distintivi rispetto ad altre realtà culturali, le persone a cui voleva rivolgersi e il ruolo che desiderava assumere nel territorio.
• VOCE – direzione comunicativa applicabile. Abbiamo tradotto quella identità in parole, messaggi e temi capaci di raccontare la Casa in modo coerente e aiutare il pubblico a comprenderne il valore prima ancora del contatto diretto.
• SISTEMA – criteri e struttura operativa. Abbiamo trasformato quanto emerso nelle fasi precedenti in criteri e strumenti concreti: maggiore chiarezza sul valore economico dell’esperienza, raccolta strutturata di feedback e recensioni, strumenti di relazione con il pubblico, criteri per collaborazioni e partnership, priorità e primi riferimenti per il monitoraggio.
• ESPANSIONE – comunicazione e crescita. Infine abbiamo portato quella struttura nella realtà: contenuti, eventi, newsletter, collaborazioni, relazioni territoriali e nuove opportunità sono diventati occasioni per applicare, osservare e verificare la direzione scelta.

Tutto questo è confluito in un documento strategico, costruito insieme a Diletta e pensato come testo di riferimento, da utilizzare anche dopo la prima fase del lavoro.

Al suo interno abbiamo collegato posizionamento, pubblico, linguaggio, obiettivi, canali, criteri per collaborazioni e crescita e primi indicatori di monitoraggio, così da avere uno strumento a cui tornare ogni volta che fosse necessario valutare un contenuto, una proposta o una nuova opportunità.

Ed è proprio quello che è successo nelle settimane successive.

Geografie Umane: un nuovo ruolo per Casa dell’Upupa nel territorio

Dopo i primi mesi di lavoro, alcuni cambiamenti avevano già iniziato a farsi vedere.

Le richieste che arrivavano a Casa dell’Upupa erano diventate più specifiche: chi contattava Diletta chiedeva informazioni sulla visita, sulle modalità di prenotazione e sull’esperienza proposta.

Un evento organizzato a gennaio, con circa 50 partecipanti, aveva inoltre offerto una prima occasione per mettere alla prova sul campo alcuni dei criteri e delle modalità di lavoro che stavamo costruendo insieme.

È in questa fase del percorso, che Diletta mi ha chiesto di affiancarla nella gestione di un progetto a cui teneva particolarmente: Geografie Umane.

L’iniziativa nasceva per mettere in relazione le opere di Ilario Fioravanti diffuse sul territorio con i luoghi, le persone e il paesaggio che le accolgono.

L’obiettivo non era semplicemente costruire un itinerario, ma offrire nuovi strumenti per leggere il territorio, riconoscerne il patrimonio e riscoprire con uno sguardo diverso luoghi che spesso appartenevano già alla quotidianità di chi li abitava.

Per Casa dell’Upupa rappresentava anche un passaggio strategico importante: estendere il proprio ruolo oltre i confini fisici della casa museo e iniziare a sperimentarsi come regia culturale sul territorio, creando connessioni tra patrimonio artistico, comunità, realtà locali e istituzioni.

Ho affiancato Diletta nella direzione strategica e nella progettazione di Geografie Umane, accompagnandone lo sviluppo, la comunicazione e il monitoraggio.

Il lavoro ha riguardato anche la preparazione della conferenza stampa, dalla sua organizzazione alla costruzione dell’intervento con cui Diletta avrebbe presentato pubblicamente il progetto.

Geografie Umane è diventato così il banco di prova più completo del lavoro fatto fino a quel momento: quanto costruito nei mesi precedenti non serviva più soltanto a rendere Casa dell’Upupa più riconoscibile, ma iniziava a orientare un progetto culturale più articolato, con nuovi interlocutori, relazioni territoriali, decisioni da prendere e obiettivi da verificare sul campo.

Ed è proprio qui che l’ambizione espressa da Diletta all’inizio del percorso, ovvero fare di Casa dell’Upupa un faro per la Romagna dell’entroterra, ha iniziato ad assumere una forma concreta.

Ho raccontato nel dettaglio la strategia, il processo di progettazione e i risultati nel caso studio dedicato a Geografie Umane.

Un anno dopo: cosa è cambiato davvero

A dodici mesi dall’inizio del percorso, Casa dell’Upupa si trova in una posizione decisamente diversa rispetto al punto di partenza.

Osservati nel loro insieme, i risultati raggiunti permettono di vedere come sia cresciuta la Casa, come siano cambiati gli strumenti utilizzati per comunicarla e gestirla e quale risposta sia arrivata dal pubblico e dal territorio.

Ecco una breve sintesi dei segnali più significativi.

• Le visite sono aumentate. Secondo la stima di Diletta, sono state almeno il doppio rispetto all’anno precedente. La Casa inoltre, ha continuato ad accogliere ospiti anche durante periodi solitamente di minor afflusso e l’Open Day di maggio ha registrato oltre 300 presenze in una sola giornata.
• Gli eventi hanno ampliato le occasioni di incontro con il pubblico. Nel corso dell’anno ne sono stati organizzati circa 10, con una media di 50 partecipanti. Alcune delle persone che avevano conosciuto Casa dell’Upupa attraverso un evento sono poi tornate per prenotare una visita.
• È nata una newsletter che prima non esisteva. Individuata durante il percorso come strumento per costruire una relazione continuativa con il pubblico e attivata subito dopo la costruzione del documento strategico, a fine percorso contava circa 250 iscritti. In occasione di un singolo evento, ha generato 53 prenotazioni provenienti esclusivamente da quel canale.
• È cresciuta la community diretta. Il gruppo WhatsApp ha raggiunto circa 80 persone ed è stato utilizzato insieme alla newsletter per mantenere un rapporto diretto con chi aveva già incontrato o conosciuto la Casa.
• Le recensioni Google sono passate dalle 3-4 iniziali a 27. Durante il percorso abbiamo costruito un sistema per raccogliere feedback e recensioni in maniera più intenzionale, dando visibilità anche alle parole utilizzate dai visitatori per raccontare l’esperienza.
• La comunicazione social si è evoluta. Inizialmente il profilo della casa museo veniva utilizzato soprattutto come una bacheca di eventi e appuntamenti. Lavorando insieme, abbiamo definito una direzione editoriale, introducendo obiettivi, temi, rubriche e format dedicati ai feedback dei visitatori, alle opere, alla storia della Casa, al dietro le quinte, al territorio e alla voce di Diletta.
• È cambiato il modo di lavorare sui contenuti. All’inizio Diletta li costruiva seguendo indicazioni e template che rivedevamo insieme. Progressivamente ha iniziato a portare alle sessioni bozze già elaborate e a utilizzare il confronto con me soprattutto per verificarne direzione e coerenza. Negli ultimi mesi ha iniziato anche a mostrarsi direttamente in video, trasformando domande ed esperienze reali dei visitatori in occasioni di racconto.
• Il profilo Instagram ha registrato 111 follower in più rispetto all’anno precedente. Ma il cambiamento più interessante non riguarda soltanto la crescita del pubblico: riguarda la funzione attribuita alla comunicazione.
• Geografie Umane ha aperto una fase successiva. Al termine della prima fase del progetto, 4 Comuni avevano già manifestato interesse per i suoi possibili sviluppi, ai quali si aggiungevano altri 2 interlocutori interessati e una rappresentanza estera.
• Si è ampliata e qualificata la rete di interlocutori attorno a Casa dell’Upupa. Comuni, associazioni, reti culturali, musei, musicisti, professionisti del benessere e operatori turistici hanno iniziato a entrare in relazione con la Casa attraverso collaborazioni, proposte e nuove progettualità. Anche dall’esterno ha iniziato a emergere un riconoscimento diverso del ruolo di Diletta, sempre più identificata come curatrice e promotrice culturale.
• È cambiato il modo in cui Diletta guida il progetto. All’inizio del percorso si era definita un vulcano di idee, con una certa difficoltà nell’individuare le priorità e capire dove concentrare concretamente tempo ed energie. Durante l’anno abbiamo lavorato sulla definizione di obiettivi e priorità, l’importanza di osservare prima di reagire e la necessità di introdurre confini per valutare ogni opportunità rispetto alla direzione scelta.

Ho intrapreso il percorso Atlante Strategico con Libera per 12 mesi. Il cambiamento più importante è stato passare da una gestione frammentata e di rincorsa a una visione strategica e consapevole.
Prima tendevo a inseguire scadenze, proposte e occasioni, con il rischio di disperdere energie e perdere di vista la direzione. Oggi ho criteri più chiari per capire quali collaborazioni accettare, quali opportunità lasciare andare, dove concentrare tempo e risorse e come proteggere la qualità del progetto.
Il valore del lavoro con Libera è stato soprattutto nella capacità di riportarmi ogni volta al punto focale e alla visione d’insieme. Quando tendevo a perdermi nel fare o nel dettaglio operativo, mi aiutava ad alzare lo sguardo, rimettere in ordine le priorità e trasformare ciò che emergeva in strumenti e decisioni concrete.
Non è stato un percorso che si chiude lasciando risposte pronte, ma criteri, domande e modalità di lavoro che continuerò a utilizzare in autonomia.
Lo consiglierei a professionisti e responsabili di progetti culturali, spazi, archivi o realtà territoriali che hanno costruito qualcosa di valore, ma sentono il bisogno di passare da una gestione affidata soprattutto alla passione e alla rincorsa quotidiana a una regia più chiara, strutturata e sostenibile.

Diletta Tosi, direttrice di Casa dell’Upupa

Quando un progetto di valore ha bisogno di una regia

Questo caso studio non parla solo di Casa dell’Upupa, ma di tutte quelle organizzazioni che hanno già un’identità, una storia, competenze e qualcosa di autenticamente prezioso da offrire, ma che fanno ancora fatica a trasformare tutto questo valore in una direzione capace di orientare le scelte nel tempo.

Progetti in cui le idee non mancano e nemmeno le opportunità.

Il problema è che, quando non c’è una regia, ogni nuova possibilità rimette costantemente in discussione scelte che sembravano già definite.

E così, quasi senza accorgertene, diventi tu stesso il sistema.

La direzione rimane nella tua testa, i criteri dipendono dal tuo intuito e molte decisioni continuano a richiederti continuamente attenzione e presenza.

È esattamente qui che si colloca il mio lavoro.

Ti affianco per mettere a fuoco ciò che conta realmente, tradurlo in criteri utilizzabili e costruire una direzione che possa guidare le decisioni, la comunicazione e la crescita del tuo business.

È quello che abbiamo fatto con Casa dell’Upupa: siamo partite da un valore che esisteva già, lo abbiamo reso più leggibile e riconoscibile e, nel tempo, lo abbiamo tradotto in strumenti e scelte capaci di orientarne la crescita.

Perché una strategia diventa davvero utile quando non ti dice soltanto cosa fare, ma ti aiuta a capire cosa scegliere.

Se anche tu hai costruito un’attività di valore, ma senti che troppe decisioni, possibilità e responsabilità continuano a dipendere da te, raccontami quale parte del tuo business oggi richiede ancora troppo della tua presenza.

Leggerò personalmente la tua richiesta e ti dirò se e come possiamo lavorarci insieme.

Immagine in evidenza: Casa dell’Upupa Instagram